غالبا ما يشك معظم الأشخاص في الأشياء التي لا يمكنهم رؤيتها أو سماعها. في الحقيقة، جعلت كل من الأزمة المالية سنة 2008 وعناوين الصحف التي تحمل الأخبار السيئة الناس أكثر شكاً. وعموماً، تم إنشاء المنظمات غير الربحية لخدمة الناس، لذلك تتوقع الجماهير قدراً من الشفافية والمساءلة فيما يتعلق بالعديد من الأمور.
يمكن أن يكون تحقيق الموازنة بين الشفافية والخصوصية والسرية أمرًا صعبًا بالنسبة للمنظمات غير الربحية، فغالبا ما يواجه أعضاء مجلس الإدارة صراعاً داخلياً بين خدمة المصالح العامة وولائهم للمنظمات العاملين فيها، مما يتطلب منهم إدارة أعمال مجلس الإدارة بشكل سري. من جهتها، تعتبر الجلسة التنفيذية إحدى الخيارات لإدارة القضايا الحساسة بطريقة مسؤولة، وذلك لإيجاد توازن معقول بين المحافظة على السرية والوفاء بالتزامات الفرد تجاه عامة الناس.
هل يجب على الاجتماعات غير الرسمية أن تتسم بالشفافية؟
مع مرور الوقت، تتطور العلاقات بين أعضاء مجلس الإدارة، مما يجعلهم يناقشون بعض القضايا خلال دردشة أو محادثة ما. لهذا السبب، يجب أن يدرك أعضاء مجلس الإدارة أنه من غير المسموح عقد اجتماعات غير رسمية. والجدير بالذكر أن نشاط مجلس الإدارة لا يقتصر دائمًا على غرفة الاجتماعات، إذ يجب أن يدرك أعضاء مجلس إدارة المنظمات غير الربحية أن الاجتماعات غير الرسمية تعتبر أحيانًا اجتماعات مجلس إدارة بموجب القانون.
وفي حال زعم أحدهم أن أحد الأعضاء قد عقد اجتماعًا رسميًا تحت غطاء اجتماع غير رسمي، يجب على مديري مجلس الإدارة أن يدركوا جيدا أنه من الممكن للمحاكم أن تتدخّل. وللتأكد من أن اجتماع مجلس الإدارة قد تم بشكل رسمي، سينظر القضاة في سلوك أعضاء مجلس الإدارة، ومحتوى المناقشة فضلا عن الإجراءات المستقبلية التي ناقشها أعضاء مجلس الإدارة.
الاستخدام السليم للجلسة التنفيذية
عندما يضطر أعضاء مجلس الإدارة لمناقشة قضايا خاصة، فإن القوانين الداخلية تخول لهم عقد جلسة تنفيذية في ظروف معينة. وعند بداية الجلسة، يطلب مجلس الإدارة من أي عضو لا ينتمي لمجلس الإدارة المغادرة في الحين. واعتماداً على طبيعة المواضيع التي ستتم مناقشتها في الجلسة التنفيذية، يُسمح أحيانًا لخبراء مختصين على غرار الأخصائيين القانونيين بالبقاء لحضور الجلسة.
تثير الجلسة التنفيذية بعض الشكوك حول شرعية مناقشات مجلس الإدارة. قد يعود السبب الذي دفعهم لإجراء بعض الاجتماعات بشكل خاص، إلى أن الجمهور لديه فهم محدود لالتزامات المجلس القانونية. ولضمان ثقة الجمهور، يجب على مجالس الإدارة أن تقلل قدر الإمكان من عقد الجلسات التنفيذية.
كيف تعقد المجالس جلسة تنفيذية؟
لكي يعقد مجلس الإدارة جلسة تنفيذية، يجب أن يقدم عضويْ مجلس الإدارة مطلباً في هذا الغرض. لاحقاً، يعلن رئيس مجلس الإدارة أنه سيشارك في الجلسة التنفيذية ويطلب من جميع أعضاء المجلس عدم مغادرة مكان الاجتماع.
بعض القضايا التي تستدعي عقد جلسة تنفيذية:
فيما يلي مجموعة من القضايا التي تستدعي عقد جلسة تنفيذية:
- المسائل الحساسة والخاصة المتعلقة بعضو في المجلس أو في الإدارة.
- المسائل القانونية.
- الاستحواذ على الأصول.
- المعاملات التجارية الكبرى.
- إدارة الأزمات.
- تقييم أداء الرئيس التنفيذي.
- التخطيط للتغيير.
- التدقيقات المالية.
- المسائل التي يتم تغطيتها بموجب القوانين الرسمية.
الجلسة التنفيذية ومبدأ الخصوصية
تعتبر القضايا التي يناقشها المجلس في الجلسة التنفيذية سرية للغاية، بالتالي في حال تم تسريب أية تفاصيل متعلقة بهذه القضايا من قبل أحد الأعضاء، فإنه يُطلب منهم تقديم استقالتهم. وعلى الرغم من أن المناقشات وعملية التصويت تكون سرية في الجلسة التنفيذية، إلا أنها يجب أن تتسم بالشفافية. وللحد من مشاكل انعدام الثقة، يقدم المتحدث الرسمي لمجلس الإدارة خطاباً يشمل نظرة عامة عن المواضيع التي تمت مناقشتها أثناء الجلسة التنفيذية.
في الواقع، يمكن للجمهور الوصول إلى نموذج IRS 990 غير الربحي، الذي من شأنه أن يوفر لهم بعض المعلومات الأساسية، على غرار رواتب أعضاء مجلس الإدارة وأسماء كل من كبار المانحين ومديري مجلس الإدارة. وعلى الرغم من أن الشفافية تولد الإحساس بالثقة، إلا أن الحفاظ على سرية الأمور تصب في مصلحة المنظمة.
مواقع التواصل الاجتماعي ومبدأ الخصوصية
في الوقت الحاضر، يمكن أن تنتشر المعلومات بسهولة. لذلك، يتوجب على أعضاء مجلس الإدارة توخي الحذر بشأن المعلومات التي يشاركونها على مواقع التواصل الاجتماعي. في الحقيقة، يمكن أن تكون هذه المواقع أداة جيدة لتطبيق مبدأ الشفافية عندما تستخدم لتعزيز التواصل والمساءلة. في حين أنه يجب على أعضاء مجلس الإدارة التفكير مليًا قبل نشر أو مشاركة أي منشور، إلا أن ذلك من الممكن أن يعد انتهاكًا للسرية عن طريق الخطأ.
يجب على مديري مجلس الإدارة التصرف كهيئة تداولية
بالإضافة إلى واجباتهم الائتمانية، يتعين على المجالس أن تتصرف كهيئة تداولية، حيث لا يُسمح لمديري مجلس الإدارة باتخاذ القرارات بأنفسهم أو التحدث بالنيابة عن المنظمة دون التشاور مع مجلس الإدارة.
الشفافية والخصوصية تتسمان بنفس القدر من الأهمية
لا يعتبر الأشخاص الذين يواجهون صعوبة في الحفاظ على السرية مرشحين جيدين لمجالس الإدارة، حيث يمكن أن يساء فهم أحاديثهم خارج الاجتماعات على أنها اجتماع رسمي. وتعد الجلسة التنفيذية أداة تساعد أعضاء المجلس على إبقاء المناقشات سرية مع عدم خرق بروتوكول المجلس. لذلك، لا يجب أن تعقد الجلسة التنفيذية إلا نادرا، كما يجب أن تكون على قدر كاف من الشفافية.
—————————————————
الموقع: بورد إيفكت
الكاتب: نيك برايس
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
