في الواقع، ترِد على البريد الإلكتروني الخاص بالمنظمة غير الربحية ما بين 150 إلى 200 رسالة إلكترونية يومياً، علما بأن نصفها تقريبا غير هام، في حين لا يزال يترك ما بين 75 و 100 رسالة إلكترونية دون رد التي عادة ما تحتاج إلى نوع من التجاوب. ولكن، من المستحيل الرد على جميع الرسائل دفعة واحدة.
والجدير بالذكر أن هذه النصائح تتطرق إلى مظاهر المشكلة وليس أسبابها، لأن السبب الحقيقي يعود لعوامل ترتبط أساساً بالتكيف والثقافة، فلطالما اعتدنا على ثقافة البريد الإلكتروني، مع جملة من القواعد غير المدونة حول كيفية التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني، وأصبحت هذه الثقافة متجذرة فينا لدرجة أننا نشعر بالاستياء إذا لم نرد على كل الرسائل في غضون يوم أو يومين، بالإضافة إلى ذلك، تعودنا على الاعتقاد بأنه حتى الرسائل التي لم نرغب في تلقيها هي في الحقيقة مسؤولياتنا.
منذ فترة، اعتمدنا ميثاق البريد الإلكتروني، الذي يحتوي على قائمة من الاتفاقيات التي يجب علينا جميعا العمل بها للحد من رسائل البريد الإلكتروني، بما في ذلك تجنب إرفاق عناوين البريد الإلكتروني لعدة أشخاص في نفس الرسالة، وكذلك إضافة المرفقات، ومع ذلك، لا يزال إشكال كثرة رسائل البريد الإلكتروني قائما ولم يحل بعد.
لذلك، أقترح سلسلة من الاتفاقات حول رسائل البريد الإلكتروني التي يجب أن ننفذها، والتي تتعلق بمواقفنا وتصوراتنا، إذ أن المنظمات غير الربحية بحاجة ماسة إلى تغيير العقلية السائدة في التعامل مع البريد الإلكتروني.
- معظم الردود على رسائل البريد الإلكتروني مجاملة، وليست واجب:
يوجد الكثير من رسائل البريد الإلكتروني التي تقع خارج نطاق عملنا، لذلك لا ينبغي على المنظمة أن تتعامل معها على أساس أنها مسؤولة عنها، ومن هذا المنطلق، يجب على المنظمة أن ترد فقط على الرسائل التي تندرج ضمن إطار الواجبات الأساسية لعملها، دون الحاجة لمجاملة الجمهور.
- لا يمكن الرد على كل رسائل البريد الإلكتروني:
من المؤكد أن هناك إستراتيجيات في صلب بعض المنظمات، التي تتمثل في ضرورة الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الواردة من المتبرعين في غضون 48 ساعة، ولكن، ليس من السهل الرد على جميع الرسائل بنفس مستوى العناية والاهتمام، إلا أن ذلك لا يدل على لامبالاة المنظمة، ولا يقلل من شأن الشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني.
- 3. لا يشعر فريق عمل المنظمة بالانزعاج من متابعة الجمهور للمنظمة:
في حال لم ترد المنظمة على البريد الإلكتروني لسبب ما، فينبغي أن لا تنزعج من الأشخاص الذين يرسلون بريداً إلكترونيا للمرة الثانية أو الثالثة، أو يتصلون هاتفياً، أو يحاولون الوصول إليها من خلال طرق أخرى، وبطبيعة الحال، بعد تلقي ثماني رسائل وعدم الرد، من الأفضل أن نفترض أن المتبرع غير مهتم للتعاون مع المنظمة غير الربحية في المستقبل وينبغي أن لا يتم اعتبار ذلك التصرف شخصياً.
- صناديق البريد الإلكتروني الخاصة بنا ليست قياساً للفعالية الوظيفية أو القيمة الشخصية:
تجدر الإشارة إلى أن الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني ليس مقياساً لمدى نجاح وفعالية عمل المنظمة، ومع ذلك، يربط الكثير من الأشخاص دون وعي بين الرد على رسائل البريد الإلكتروني والاحتراف المهني، والاتصال الفعال، والمساءلة الشخصية، ويعتبر ذلك أمراً غير واقعي، لأن الكثير من المنظمات غير الربحية الناجحة لا ترد على جميع رسائل البريد الإلكترونية، بالإضافة إلى ذلك، قد يؤدي الانشغال بالرد على هذه الرسائل في كثير من الأحيان إلى نقص في الإنتاجية.
- يجب إنعدام الشعور بالذنب حيال عدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني:
ينبغي على المنظمة أن تتجنب أسلوب الاعتذار، لأنه يخلق سلسلة متواصلة من الاعتذارات هي في غنى عنها.
- يجب عدم استخدام البريد الإلكتروني كوسيلة لتجنب المحادثات وجهاً لوجه:
غالبا ما يستخدم فريق عمل المنظمة البريد الإلكتروني بمثابة درع لتجنب التفاعلات التي تحدث أثناء المكالمات الهاتفية أو المحادثات المباشرة، وبالنسبة لهم، من الأسهل التعامل مع مختلف الأطراف عن طريق رسائل البريد الإلكتروني.
- ينبغي أن لا يؤثر البريد الإلكتروني على علاقات أفراد المنظمة بعائلاتهم، وأصدقائهم:
يعتبر البريد الإلكتروني وسيلة فعالة للبقاء على اتصال مع الآخرين ولكن من المفارقات، أنه يمنع التفاعلات على أرض الواقع.
- تنطبق هذه الاتفاقات على مختلف أشكال الاتصال:
ينبغي إلى جانب الرد على رسائل البريد الإلكتروني، الرد على التغريدات، ورسائل مختلف مواقع التواصل، والتعليقات على المدونة، وغيرها من طرق التواصل مع المنظمة.
الموقع: غايد ستار
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
