عندما يتبرع أحد المانحين لصالح المنظمة غير الربحية، فسيرغب حتماً في التأكد من أن ما تبرع به كان ذا تأثير، ومن هنا يستمد التقرير السنوي أهميته، حيث يجب أن يتضمن المعلومات اللازمة التي تبرز تأثير المانحين في إنجازات المنظمة، ومساهمتهم في التقدم الذي تحرزه على مدار السنة.
ومن بين فوائد التقرير السنوي، كسب ثقة المانحين لما يعكسه من شفافية المنظمة، ومع وجود العديد من المعطيات التي ينبغي مشاركتها مع داعميها، قد تواجه المنظمة صعوبة في تحديد ما يجب أن تضمّنه في تقريرها السنوي، وما يجب التغاضي عن ذكره، وفيما يلي، نقدم لك دليلاً يمكن أن يساعد المنظمة على المواءمة بين تركيز فريقها وجمع المحتوى المناسب وشد انتباه القراء.
ما هو التقرير السنوي للمنظمة غير الربحية؟
يعتبر التقرير السنوي للمنظمة غير الربحية مجموعة متناسقة من المعلومات الرقمية أو المطبوعة، التي تعطي وصفاً دقيقاً لما أنجزته المنظمة خلال العام المنقضي، ويتمثل الهدف الرئيسي من إصدار هذا التقرير في إبراز الشفافية المالية، وتقدير مساهمات الداعمين، وإنجازات المنظمة، ويتضمن التقرير السنوي، على سبيل المثال لا الحصر، البيانات المالية والإنجازات والقصص التي كان للمنظمة فيها تأثير هام، فضلاً عن بيانات المكاتب والفروع وقوائم الجهات المانحة.
وبناءً على حجم المؤسسة غير الربحية، قد يكون التقرير السنوي عبارة عن وثيقة واحدة مطبوعة تتضمن المعلومات الأساسية، أو في شكل وثيقة حية على موقع الويب الخاص بالمنظمة ويقع تحديثها بانتظام على مدار السنة.
أمثلة لتقارير سنوية جيدة للمنظمات غير ربحية
http://g.recordit.co/KrAcRoGzKA.gif
إن الصورة المبينة أعلاه، تعتبر مثالاً عن تقرير سنوي لمنظمة غير ربحية (Urban Ventures)، وهذا التقرير هو عبارة عن وثيقة تفاعلية موجودة على موقعها الإلكتروني وتتضمن معلومات مفصلة حول المنظمة، ويركز هذا التقرير على داعمي المنظمة، ويتضمن الصور والقصص، ومقاطع الفيديو التي تسلط الضوء على تأثير الداعمين على المجتمع، مع توفير البيانات بشكل مستمر.
والجدير بالذكر أن “Urban Ventures” تستفيد من توفير تقريرها السنوي على الإنترنت عن طريق تضمين استمارة تبرع في الجزء السفلي من الصفحة. لذلك، من المهم أن يتضمن التقرير السنوي دعوة تحث المستخدم على المساهمة في المنظمة.
تمثل الصور أعلاه، تقرير سنوي لمنظمة غير ربحية تدعى “Team Rubicon”، إن هذا التقرير عبارة عن وثيقة يمكن الاطلاع عليها ومتاحة على الموقع الإلكتروني الخاص بالمنظمة، ويمكن أيضا تحميلها عبر الرابطhttps://teamrubiconusa.org/app/uploads/2017/08/TR_2016_Annual-Report_web.pdf ، ويبرز هذا التقرير كيف يمكن للمنظمة أن توفر العديد من المعلومات مع حسن توظيف التصميم والرسومات والصور لدعم المحتوى، كما يتضمن التقرير بيانات كثيرة، وصوراً على عين المكان، ورسومات بيانية جذابة موزعة استراتيجياً على كامل التقرير لجعل هذه لبيانات ذات صلة بالنسبة للقارئ.
http://g.recordit.co/96qEzOV2Cm.gif
يبين المثال أعلاه تقريرا سنويا لمنظمة غير ربحية تدعى ” Technoserve”، وتستفيد هذه المنظمة جيداً من الفضاء من خلال جعل مختلف جوانب التقرير تفاعلية، وخير مثال على ذلك، الجدول الزمني لسنة 2016، وخريطة التغييرات التي أحدثتها المنظمة حسب الأقاليم، والرسومات البيانية للتقارير المالية، وقائمة الشركاء، ناهيك عن توفير رابط يحيل إلى بوابة النتائج التفاعلية. والمثير للاهتمام أن هذا التقرير السنوي يعرض كمية هائلة من المعلومات دون إرباك القارئ.
وتنتج المنظمة سنوياً تقريرين: الأول تقرير سنوي عام ( https://www.technoserve.org/files/downloads/2017-annual-report.pdf )، والثاني تقرير عن الأثر الذي أحدثته المنظمة (https://www.technoserve.org/files/downloads/2017-impact-report.pdf ).
تمثل الصورة أعلاه مثالاً لتقرير سنوي لمنظمة غير ربحية تدعى “Love Takes Root”، ويعتبر هذ التقرير الخيار الأمثل للمنظمات غير الربحية الصغرى التي ليس لديها الوقت أو المال الكافيين لإنشاء صفحة ويب أو نسخة معقدة من التقرير السنوي.
ماذا يجب أن يتضمن التقرير السنوي للمنظمة غير الربحية؟
اعتادت المنظمات غير الربحية سابقاً على تحرير تقارير سنوية مكونة من 30 صفحة، التي نادراً ما يقرأها الأشخاص بالكامل، وبدلاً من ذلك، تعتمد المنظمات غير الربحية الحديثة على منهج توفير أقل عدد ممكن من المعلومات لتحصيل أكثر فائدة، من خلال التركيز على المواضيع ذات الأولوية بالنسبة للقارئ، ويجب أن يُقرأ التقرير بأكمله على أنه رسالة شخصية إلى الداعمين، وفي هذا الصدد، يجب أن تتضمن التقارير السنوية موازنة بين البيانات الملموسة والرؤى النوعية.
كيف يتم تحرير التقرير السنوي؟
في المقام الأول، يتعين على قائد الفريق في المنظمة غير الربحية جمع أعضاء الفريق وتحديد نطاق التركيز. ويجب أن يشتمل التقرير على أهم إنجازات المنظمة خلال العام المنقضي، وعند تحديد ما يجب تضمينه في التقرير، على المنظمة غير الربحية أن تأخذ بعين الاعتبار أن العاملين في هذه المنظمة سيفهمون البيانات المتعلقة بإنجازاتها، أما الجهات المانحة، وجامعي التبرعات، والمتطوعين، فسيتأثرون أكثر بالإنجازات والقصص الإنسانية، فهم يرغبون في مشاهدة الصور والمقاطع ومزيد الاطلاع على مختلف نشاطات المنظمة غير الربحية، وكيف يحدث يمكن أن يحدث هذا العمل فرقاً.
وبدلاً من اعتبار التقرير السنوي مجرد عمل روتيني، ينبغي على المنظمة غير الربحية أن تتذكر أن هذه أفضل فرصة لإبلاغ رسائلها الرئيسية للمانحين المحتملين والشركاء، وأي أشخاص آخرين مهتمين بالمنظمة.
الموقع: كلاسي
الكاتب: ميريديث كافاناغ
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
