في القرن الحادي والعشرين، أصبحت البيانات والمعلومات متوفرة في كل مكان، وبات جمع المعلومات أمراً أساسياً في إطار المهام التي نقوم بها على مدار اليوم.
ومن هذا المنطلق، أصبحت الأنشطة التي تنجز عبر الإنترنت، على غرار جمع التبرعات واختيار المتطوعين وتوظيف وسائل التواصل الاجتماعي، لجمع المعلومات الشخصية، تفرض على المنظمات غير الربحية حسن إدارة هذه المعلومات المتأتية من مختلف المصادر. ويهدف ذلك إلى حماية خصوصية الأشخاص والمحافظة على معلوماتهم الشخصية وغيرها من البيانات.
في الواقع، عندما تكون واعياً بمدى خصوصية المتطوعين والأشخاص المرتبطين بمنظمتك غير الربحية، ستكون بذلك قد ساهمت في تعزيز سمعتها التي تسعى لإنشائها في هذا المجال. فضلا عن ذلك، ستساعد من خلال ذلك على زيادة الثقة بين الموظفين في صلب المنظمة، بالإضافة إلى تعميق ولاء المتطوعين والمتبرعين والمشاركين.
ومن هذا المنطلق، إذا كنت ترغب في الحفاظ على الصورة الإيجابية لمنظمتك، ينبغي عليك الحرص على إدارة المعلومات والسجلات الشخصية بصورة دقيقة وفي منتهى السرية، وذلك من خلال إتباع بعض الأفكار البسيطة والإجراءات العملية.
تعزيز سمعة المنظمة
في حقيقة الأمر، تعتبر حماية الخصوصية والمعلومات الشخصية للمتطوعين والأفراد المرتبطين بالمنظمة من أهم الطرق التي من شأنها مساعدتك على تعزيز سمعة منظمتك.
عموماً، دائماً ما ينظر إلى المنظمات غير الربحية، التي تدير المعلومات الشخصية بالاعتماد على قانون الخصوصية، على غرار PIPA أو FOIP، على أنها تتمتع بحس المسؤولية وجديرة بالثقة، من قبل العملاء والمتطوعين والمتبرعين والشركاء المحتملين.
بالإضافة إلى ذلك، تمتع منظمتك بسمعة جيدة يعني بالضرورة أنها ستتمكن من استقطاب وكالات الأخرى. فقد ترغب هذه الوكالات في العمل مع المنظمة نظراً للتقييمات الإيجابية بشأنها، خاصةً إذا ما اقتضى الأمر القيام ببرامج مشتركة أو الدخول في شراكة تتطلب مشاركة للمعلومات.
بالتالي، من الضروري أن تعمل المنظمة غير الربحية على مراجعة إستراتيجية إدارتها للمعلومات الشخصية، مما يخول لها تركيز قواعد أكثر رسمية في الصدد.
ستمكنك عملية مراجعة كيفية إدارتك للمعلومات الشخصية من التمتع بجملة من المزايا الأخرى، مثل:
- مساعدتك على اتخاذ قرارات أفضل بشأن المعلومات والبيانات التي من الضروري جمعها وذات الأولوية والتخلي عن المعلومات التي لا تحتاجها.
- مساعدتك على حسن توظيف المعلومات التي تم جمعها.
- تطوير إستراتيجية حماية خصوصية الأشخاص المهمين بالنسبة لعمل المنظمة.
الثقة في الموظفين
في الواقع، قد يؤدي عدم حفاظك على المعلومات الشخصية للأفراد المرتبطين بشكل أو بآخر بالمنظمة، إلى إلحاق الضرر بالموظفين وسمعتهم، فضلا عن التأثير سلباً على ثقة أصحاب المصلحة بهم.
ببساطة، في حال كان عمل الموظفين في صلب المنظمة يفتقر إلى بعض الدقة في إنجاز جملة من المهام على غرار بقية المنظمات العاملة في هذا المجال، قد ينظر إلى العاملين في المنظمة على أنهم أقل مسؤولية ولا يمكن الاعتماد عليهم بشكل كلي بالمقارنة مع بقية الموظفين في المنظمات غير الربحية الأخرى.
في حين قد يبدو الأمر في البداية وكأنه عمل إضافي بالنسبة لهم، ولكن يمكنك العمل على تعزيز ثقة المتبرعين والمتطوعين والعملاء في الطاقم الذي يعمل معك، من خلال إشراك الموظفين في عملية حماية المعلومات الشخصية.
وفيما يلي طرق بسيطة يمكن من خلالها دفع الموظفين حتى يكونوا جزءاً من حماية الخصوصية، عند جمع المعلومات:
- الحفاظ على الشفافية عند استخدام المعلومات الشخصية للأفراد. سيتيح ذلك الفرصة للأشخاص للاستفسار بشأن مصير تلك البيانات أو تقديم أي طلبات حتى يشعروا أن معلوماتهم بين أيد أمينة وفي كنف السرية.
- توضيح الموظفين للأفراد كيفية استخدام المعلومات أو طرق إتلافها، من شأنه إثبات مدى إحساس الموظف بالمسؤولية فضلاً عن المساعدة على تطوير علاقة الثقة بينه وبين الأشخاص الذين على صلة بالمنظمة غير الربحية.
ترسيخ ولاء المتبرعين والمشاركين والمتطوعين
في الغالب، يطلب من مستخدمي الإنترنت والمواقع الإلكترونية، الإدلاء بمعلوماتهم الشخصية، على غرار إدخال عنوان البريد الإلكتروني أو مشاركة الرمز البريدي عند زيارة متجر على الإنترنت أو تسجيل الدخول إلى أحد مواقع وسائل التواصل الاجتماعية. في الواقع، باتت المعلومات الشخصية ذات قيمة كبيرة في عصرنا الحالي.
عموماً، أصبحت عمليات البوح بالمعلومات الشخصية على الإنترنت تربك العديد من الأشخاص، حيث يبدي الكثيرون مخاوفهم إزاء حجم البيانات التي يتم الإطلاع عليها وما هي المعلومات التي تحتاجها هذه الجهات حقاً في إطار الخدمات التي يقدمونها وكيفية استخدامها من قبلها.
على الرغم من أن الهواجس والمشاعر والأفكار تختلف من شخص إلى آخر فيما يتعلق بخصوصية بياناتهم، إلا أنهم يجتمعون حول حقيقة واحدة، ألا وهي أنهم يضعون ثقة أكبر في المؤسسات التي تعمل على حماية خصوصياتهم، في حين يكنون لها الكثير من الاحترام.
في الواقع، لا يعتبر الأشخاص الذين تعول المنظمة على تبرعاتهم ومشاركتهم مهمين فقط، بل تراهم أيضا بمثابة الأبطال، الذين سوف يشاركون تجاربهم في صلب المنظمة مع الآخرين.
وبالتالي، من المهم للغاية أن تكون شفافا مع هؤلاء “الأبطال”، حول الخطوات التي تتبعها المنظمة لأجل حماية خصوصياتهم.
وفيما يلي بعض الحلول البسيطة التي يمكنك دمجها في إطار إستراتيجية حماية الخصوصية للمنظمة:
- أضف إشعار “ممارسات الخصوصية وسياستها” على كل استمارات التبرعات والإيصالات.
- كن دقيقاً وواضحاً فيما يتعلق بالمعلومات الشخصية المطلوبة في إطار عمليات انتقاء المتطوعين.
- ضع توقعات واضحة خلال المقابلات لاختيار متطوعين وحدد توجيهات دقيقة حول كيفية استخدام المعلومات الشخصية الخاصة بكل متطوع، فضلاً عن كيفية تخزينها، وإتلافها.
————————————————
الموقع: فالنتير ألبرتا
الكاتب: كاثرين توبولانسكي
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
