ض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام الأتمتة لترتيب مهامك:
- تزويد الجهات الراعية فور تبرعهم، بلوحة متابعة مخصصة، تتضمن معلومات حول تبرعهم وكيفية تفاعلهم معه، على سبيل المثال، تمكينهم من التواصل مع الطفل الذي يقومون برعايته، أو إرسال هدية مخصصة له.
- بمجرد التبرع، يمكن تحريك سير العمل بشكل آلي، بحيث يتم تذكير مسؤولي البرنامج بإجراء اتصال شخصي مع الجهة المانحة، كل 90 يوم، وإرسال رسائل إلكترونية خلال هذه الفترة.
- قم بتزويد العاملين الميدانيين بلوحة متابعة تذكّرهم بأن يرسل الطفل المكفول رسالة شكر إلى الجهة الراعية خلال أول 30 يومًا من رعايته، ويمكن أن يتم آليا حذف معلومات الطفل الموجودة على الموقع الإلكتروني الخاص بالمنظمة بمجرد أن تتم رعايته، وفي المقابل، يتم إعادة نشر بياناته، إذا توقفت الجهة الراعية عن كفالته.
4- إدارة الطلبات:
تتطلب عملية العضوية، أو المشاركة في مجلس الإدارة، أو التطوع، تسجيل الأشخاص في برامج طلبات مطولة، فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك بها تبسيط هذه العمليات باستخدام التشغيل الآلي:
- اجعل استمارات الطلب قصيرة نسبياً، فضلاً عن ذلك، قم بتزويد مقدم الطلب بلوحة متابعة، تظهر له النماذج السابقة، في حال اضطر إلى مغادرة الموقع والرجوع في وقت لاحق.
- استخدم منطق أي بي (A/B) لأتمتة البيانات التي يجب على مقدم الطلب مشاركتها معك، حاول أن تكون نماذج استمارتك موجزة وتشمل فقط البيانات الضرورية، على سبيل المثال، إذا أشار مقدم الطلب إلى أنه غير متزوج، فلا تسأله عن اسم زوجته.
- استخدم الرسائل الإلكترونية الآلية لتجعل المتبرع أكثر التزاماً بمشاريع منظمتك.
في الختام، تجدر الإشارة إلى أنه يمكن أتمتة كل العمليات المعقدة، مما يعزز من إمكانيات الأشخاص الفاعلين في منظمتك غير الربحية، ويؤثر بطريقة إيجابية على مهمتها.
الكاتب: دان بينيل
- هل كانت هذه المقالة مفيدة؟
